Das Unternehmen

HAPEKO ist die erste Adresse für Fach- und Führungskräfte in Deutschland. Schwerpunkt der Tätigkeit ist das Schaffen von Verbindungen zwischen Spezialisten und Führungskräften mit einem beruflichen Veränderungswunsch und passenden Unternehmen. HAPEKO (www.hapeko.de) ist deutschlandweit mit mehr als 20 Standorten vertreten.

Unser Auftraggeber ist ein deutsches Single Family Office in Marburg mit einer Vielzahl an unternehmerischen Beteiligungen in den unterschiedlichsten Branchen. Zur Verstärkung des Teams im Bereich Recht suchen wir im Kundenauftrag zum nächstmöglichen Termin an den Standorten Marburg und evtl. auch zeitweise Frankfurt a.M. in Festanstellung und Vollzeit eine Sekretärin (m/w/d).

Wir richten uns bei der Suche an Persönlichkeiten, die Lust haben, sich bei einem höchst attraktiven Arbeitgeber als vertrauensvolle Ansprechperson zu etablieren und mit der von ihnen geleisteten Tätigkeit zum Erfolg des Unternehmens beizutragen.

Aufgaben

• Büroorganisation: Strukturierung und Verwaltung von Arbeitsabläufen im Office.
• Digitale Diktatbearbeitung: Erstellung, Korrektur und Bearbeitung von Schriftstücken nach digitalem Diktat.
• Terminmanagement: Zuverlässige Kalenderführung, Terminplanung und Fristenüberwachung nach Vorgaben.
• Aktenverwaltung: Selbstständige analoge und digitale Aktenführung sowie Aufbau eines umfassenden digitalen Archivs.
• Dokumentenmanagement: Organisation und Pflege umfangreicher Dokumentensammlungen (analog und digital).
• Kommunikation: Kontakthalten und Sachstandsabfragen bei Anwaltskanzleien und Notariaten sowie souveräne Kommunikation am Telefon.
• Korrespondenz: Verfassen von Schreiben in deutscher Sprache und grundlegende Fähigkeit zur Korrespondenz auf Englisch.

Profil

• Akribie und Zuverlässigkeit: Liebe zum Detail und absolut präzise Arbeitsweise.
• Technisches Know-how: Sicherer Umgang mit Windows 11, Office 365 (insbesondere Word, Excel, PowerPoint).
• Sprachkompetenz: Hervorragende deutsche Rechtschreibung; Englischkenntnisse für die Grundkorrespondenz sind wünschenswert.
• Flexibilität und Engagement: Selbstbewusstes, engagiertes Auftreten und Eigeninitiative.
• Berufserfahrung: Ausbildung als Rechtsanwalts- und/oder Notarfachangestellte, Notariatsfachwirtin o. ä. von Vorteil, aber kein Muss.

Vorteile

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem professionellen Umfeld.
• Enge Zusammenarbeit in einem kleinen, engagierten Team.
• Raum für eigenverantwortliches Arbeiten und Weiterentwicklung.
• Flexible Arbeitszeiten nach Absprache.