Das Unternehmen

Unser Mandant ist eine renommierte Unternehmensberatung und unterstützt internationale Unternehmen bei der Gründung lokaler Niederlassungen in Deutschland. Neben der Beratung liegt der Schwerpunkt in der Abwicklung kaufmännischer und administrativer Prozesse bspw. im Bereich Buchhaltung, Personalwesen und Recruiting.

Für den Standort Köln sofort suchen wir ab sofort einen Office Manager / Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit. Es erwartet Dich eine abwechslungsreiche Aufgabe in einem tollen, internationalen Team. Die Anzahl der Stunden ist flexibel und richtet sich nach Deiner Verfügbarkeit - optimalerweise zw. 20-25 Std./Woche.

Du bringst gerne Dein Organisations- und Kommunikationstalent ein und freust Dich mit Deiner vorausschauenden Arbeitsweise Deinen Beitrag dazu zu leisten, dass das Team mehr ist als die Summe seiner Einzelteile? Dann freuen wir uns darauf, Dich bald persönlich kennenzulernen!

HAPEKO ist die erste Adresse für Fach- und Führungskräfte in Deutschland. Schwerpunkt der Tätigkeit ist das Schaffen von Verbindungen zwischen Spezialisten und Führungskräften mit einem beruflichen Veränderungswunsch und passenden Unternehmen. HAPEKO (www.hapeko.de) ist deutschlandweit mit mehr als 20 Standorten vertreten.

Aufgaben

Administrative Unterstützung: Durchführung allgemeiner Bürotätigkeiten wie Kopieren, Scannen, Ablage und Datenpflege
Unterstützung des Teams bei administrativen Aufgaben und Projekten
Terminmanagement: Planung und Koordination von Terminen, Fristen und Reisen
Vorbereitende Buchhaltung: Unterstützung der Buchhaltungsabteilung durch Vorbereitung und Organisation von Belegen und Rechnungen
Eingangspost verwalten: Sortierung und Verteilung der eingehenden Post und Pakete sowie Scannen und Archivieren relevanter Dokumente
Telefonzentrale: Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen, Bearbeitung von Anfragen und Übermittlung von Nachrichten an die zuständigen Kollegen
Lieferantenmanagement: Betreuung, Koordination und Terminvereinbarung mit Dienstleistern wie Telekommunikationsanbietern und Reinigungskräften

Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Einschlägige Berufserfahrung als Assistenz (m/w/d) oder im Office Management - gerne aus dem Dienstleistungs- bzw. Serviceumfeld (Hotellerie, Tourismus- und Veranstaltungsmanagement)
Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
Organisierte und strukturierte Arbeitsweise
Freundliches und serviceorientiertes Auftreten
Gute Englischkenntnisse