Das Unternehmen

HAPEKO ist erster Ansprechpartner für Fach- und Führungskräfte in Deutschland. Schwerpunkt der Tätigkeit ist das Schaffen von Verbindungen zwischen Spezialisten und Führungskräften mit einem beruflichen Veränderungswunsch und passenden Unternehmen. HAPEKO (www.hapeko.de) ist deutschlandweit mit mehr als 20 Standorten vertreten.

Für einen unserer Mandanten, eine städtische Tochtergesellschaft im Großraum Düsseldorf (linksrheinisch), wird im Rahmen einer Altersnachfolge zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein Office Manager (m/w/d) Backoffice gesucht. Das Unternehmen fungiert als Schnittstelle zwischen Wirtschaft und Verwaltung, wodurch dem Standort zu einer stärkeren Wettbewerbsfähigkeit verholfen wird. Zusammen mit weiteren Gesellschaften werden weiterführende zusammenhängende Beratungsleistungen angeboten. Darüber hinaus werden die Geschäftsfelder auf zukunftsträchtige und innovative Bereiche ausgeweitet.

Sie erwartet ein vielfältiges und abwechslungsreiches Aufgabengebiet, welches über die Aufgaben aus "klassischen" Backoffice-Tätigkeiten hinausgeht. Sie agieren als Dreh- und Angelpunkt im Büromanagement. In die Position werden Sie durch die langjährige Stelleninhaberin eingearbeitet.

Aufgaben

• Sie leisten einen maßgeblichen Beitrag zu einer funktionierenden Ablauforganisation durch effiziente Büroorganisation und umfangreiche Sekretariatsaufgaben
• Dazu gehören beispielsweise die folgenden Aufgaben:
• Terminkoordination für die Geschäftsführung
• Organisation von Dienstreisen (inkl. Messebeteiligungen)
• Post- und Maileingang sowie Korrespondenz und Vertragserfassung
• Protokollführung in Teamsitzungen
• Disposition von Bürobedarf und Warenbestellungen
• Adress- und Kontaktverwaltung im CRM-System
• Koordination von Onboarding-Prozessen
• Weiterhin tragen Sie einen wichtigen Beitrag zu positivem Image und öffentlicher Präsenz des Arbeitgebers durch professionelle Kundenbetreuung am Telefon, beim Empfang von Besuchergruppen sowie bei der Mitwirkung an Veranstaltungen

Profil

• Sie verfügen über eine kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung (bspw. auch Hotellerie) sowie mehrjährige Berufserfahrung
• Ihre Persönlichkeit zeichnet sich insbesondere durch Ihre ausgeprägte Kundenorientierung und Dienstleistungsmentalität aus
• Weiterhin überzeugen Sie durch Empathie im Umgang mit den heterogenen Kundengruppen sowie Belastbarkeit und Flexibilität
• Sie bringen exzellente Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse für den Umgang mit internationalen Kunden mit

Vorteile

• Unbefristeter Arbeitsvertrag mit langfristig ausgelegter Tätigkeit und eine attraktive Vergütung (angelehnt an den TVöD) mit zahlreichen Zusatzleistungen, wie z.B. moderne Büroräumlichkeiten in direkter Innenstadtlage, optimale Verkehrsanbindung mit dem ÖPNV, Zuschuss bei ÖPNV-Tickets, JobRad, betriebliches Gesundheitsmanagement
• Intensive Einarbeitung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen
• Sukzessive Übernahme von weiterer Verantwortung
• Kontinuierliche und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
• Gute Rahmenbedingungen für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf