Die Zusammenarbeit Revue passieren lassen: mit einem Personalgespräch

Ein Mitarbeitergespräch, auch Personalgespräch, Personalentwicklungsgespräch oder kurz M.A.G. genannt, ist ein regelmäßiger Austauschtermin zwischen einem Arbeitnehmenden und dem Arbeitgeber. Für Mitarbeiter stellt das Gespräch häufig den wichtigsten Termin im beruflichen Jahr dar, denn er erhält in dem Termin eine umfassende Rückmeldung zu seinen Leistungen. Er erfährt, in welchem Bereich die Erwartungen erfüllt wurden, welche Erfolge besonders positiv hervorstechen und wo der Vorgesetzte sich noch mehr Leistung oder eine andere Arbeitsweise wünscht. Auch Stärken und Schwächen im Organisatorischen oder zwischenmenschliche Aspekte innerhalb des Teams können vom Vorgesetzten angesprochen werden. Mitarbeitende wiederum können den direkten Austausch nutzen, um zum Beispiel Ziele, Unzufriedenheiten und auch Kritik am Führungsstil anzusprechen. Von beiden Seiten können Probleme und Konflikte bei der Zusammenarbeit thematisiert werden, um gemeinsam eine konstruktive Lösung zu finden.

Der Termin wird in der Regel jährlich angesetzt, kann jedoch auch öfter stattfinden. Möglich sind zudem anlassbezogene Feedbackgespräche außerhalb des jährlichen Turnus, bei denen konkretes Feedback zu Projekten oder möglicherweise persönliche Anliegen zur Sprache kommen. Einberufen und geführt wird das Gespräch immer vom direkten Vorgesetzten, da nur er die Leistungen des Arbeitnehmenden beurteilen kann und die genauen Arbeitsaufgaben kennt. Als vertraulicher Austausch findet das Personalgespräch unter vier Augen statt. Besteht jedoch ein Konflikt, kann es sinnvoll sein, eine dritte Person, etwa jemanden vom Betriebs- oder Personalrat, hinzuzuziehen. Der Termin sollte mindestens drei bis vier Wochen vorher kommuniziert werden, sodass beide Beteiligten ausreichend Zeit haben, sich auf den Austausch vorzubereiten. Als Besprechungsort wird ein neutraler Ort empfohlen. Das kann zum Beispiel ein Besprechungsraum oder ein Konferenzraum sein.

Nach Abschluss des Gesprächs ist es die Aufgabe des Vorgesetzten, die Ergebnisse des Gesprächs in einem Protokoll festzuhalten und allen Beteiligten zur Verfügung zu stellen. Mit Hilfe des Protokolls bleiben Ziele, auf die sich im Personalentwicklungsgespräch geeinigt wurde, im Blick. Zudem bietet es eine gute Ausgangslage und eine Art Leitfaden für den Austausch im Folgejahr.

Die Vorteile des Mitarbeitergesprächs

Aus verschiedenen Gründen ist das Personalgespräch bei vielen Mitarbeitenden und Führungskräften unbeliebt oder zumindest mit gemischten Gefühlen verknüpft.

• Das Gespräch muss gründlich vorbereitet werden.
• Der Termin selbst nimmt Zeit in Anspruch.
• Es kann kritisches Feedback geben.

Die vielen Vorteile des jährlichen Austauschs werden dabei oft übersehen. Tatsächlich sind Mitarbeitergespräche viel mehr als nur ein formeller Pflichttermin, bei dem es um die Leistungsbeurteilung geht. Vielmehr stellt das Vier-Augen-Gespräch ein wichtiges Werkzeug dar, damit die Zusammenarbeit reibungslos(er) verläuft und der Arbeitnehmer sich weiterentwickeln kann. Und genau aus diesen Gründen sollte es als Chance gesehen werden und nicht als lästige Verpflichtung.

Eine gute, offene Kommunikation ist und bleibt die wichtigste Grundlage für die Zusammenarbeit – das gilt umso mehr in der heutigen, arbeitsintensiven Welt. Und genau hier bietet das Vier-Augen-Gespräch die Gelegenheit für den offenen Austausch. So können Unzufriedenheiten und Probleme angesprochen werden, ehe diese sich zu sehr hochschaukeln und die Arbeitsatmosphäre und auch die Stimmung im Team beeinträchtigen.

Auch mit Blick auf die Personalentwicklung ist das Mitarbeitergespräch ein Schlüsselinstrument. Die konkrete Rückmeldung hilft dem Mitarbeiter, sich besser einzuschätzen und die eigene Arbeitsweise gegebenenfalls anzupassen. Im Gegenzug kann er persönliche Wünsche mit der Führungskraft besprechen, um sich im Job und im Unternehmen weiterzuentwickeln. Am Ende des Gesprächs können konkrete Zielvereinbarungen getroffen und im Protokoll festgehalten werden. Und nicht zu vergessen: Auch das Thema Gehaltserhöhung kann vom Mitarbeiter angesprochen und verhandelt werden.

Feedback von beiden Seiten: das 180-Grad Feedback

Dialog statt Monolog – das ist die Devise, denn der Austausch im Mitarbeitergespräch sollte immer in beide Richtungen gehen. Das heißt, der Vorgesetzte kann nicht nur Feedback geben, sondern auch konstruktive Kritik einholen. Und das bringt deutliche Vorteile mit sich. Dank dieser 180-Grad-Feedback-Schleife können Vorgesetzte sich nicht nur als Führungskraft weiterentwickeln, sondern sich auch ein genaueres Bild der allgemeinen Mitarbeiterzufriedenheit machen. Im Idealfall können so beide Seiten alle Unzufriedenheiten im Gespräch aufbringen und klären. Das Ziel sollte immer sein, mögliche Spannungen abzubauen. Es können im Anschluss ggf. Maßnahmen ergriffen werden, um das Arbeitsumfeld zu verbessern.

Mitarbeitergespräch: Vorbereitung auf beiden Seiten

Die gründliche Vorbereitung auf ein Personalgespräch ist das A und O, um dessen Erfolg sicherzustellen. Dabei sollten Arbeitnehmer und Führungskräfte gleichermaßen gut vorbereitet sein. In Konzernen und größeren Unternehmen ist es üblich, dass zuvor Feedbackbögen ausgefüllt werden.

Vorbereitung für Arbeitnehmer

Bereiten Sie sich rechtzeitig vor. Notieren Sie Fragen, die Sie während des Gesprächs stellen möchten. Im Idealfall dokumentieren Sie Ihre Arbeit und Ihre Leistungen bereits im Laufe des Jahres während konkreter Projekte, an denen Sie beteiligt sind.

Rückblick: Beginnen Sie mit einer ehrlichen Selbsteinschätzung Ihrer Leistungen und Entwicklung. Was waren in den vergangenen Monaten Ihre größten Erfolge und in welchen Bereichen können Sie sich verbessern?

Ausblick: Überlegen Sie, welche beruflichen Ziele Sie verfolgen möchten? Und was sind Sie bereit zu investieren, um diese zu erreichen?

Vorbereitung als Führungskraft

Als zentrales Element der Kommunikation und des Austauschs sind Mitarbeitergespräche wichtiges Führungsinstrument. Ermutigen Sie den Mitarbeiter, Fragen oder Anliegen zu äußern, und schaffen Sie Raum für eine offene Kommunikation. Hören Sie zu.

Termin und Ort: Sowohl der Ort als auch der Zeitpunkt sollten so gewählt werden, dass das Personalgespräch in Ruhe und ohne Störungen stattfinden kann. Das bedeutet auch: Sie sind in diesem Zeitraum nicht erreichbar. Die festgelegte Gesprächsdauer sollte mindestens eine höchstens zwei Stunden betragen – am besten mit etwas Zeitpuffer nach hinten hinaus, falls das Gespräch länger dauert als geplant.

Rückblick: Verschaffen Sie sich für den Rückblick einen Überblick über die Leistungen des Mitarbeiters. Was ist Ihnen positiv aufgefallen? Welche Erfolge sehen Sie bzw. welche Ziele wurden erfüllt? Mit welchen Leistungen waren Sie nicht zufrieden? Wo sehen Sie Verbesserungspotenzial?

Ausblick: Überlegen Sie sich, wie Sie eine berufliche Entwicklung des Mitarbeiters unterstützen können. Welche Stärken lassen sich ausbauen? Definieren Sie mögliche neue Zielvereinbarungen.

Gesprächsregeln und die Sandwich-Methode

Es gibt eine wichtige Voraussetzung für den Austausch: Beide Seiten müssen bei den Fakten bleiben und konstruktives Feedback geben. Möchten Sie Kritik am Gegenüber oder an der Arbeitsweise der Abteilung oder des Teams üben, ist es ratsam, sich zuvor Gedanken über die Formulierung zu machen. Ein ehrliches Feedback wird oft wertgeschätzt, es darf jedoch nicht zu negativ formuliert sein. Überlegen Sie sich eine konstruktive, deutliche Formulierung und sammeln Sie konkrete Beispiele.

Positives Feedback sollte seinen festen Platz in diesen Personalentwicklungsgesprächen haben, um zu motivieren und zu zeigen, dass die Leistung gesehen und anerkannt wird. Wichtig ist aus diesem Grund ein angemessenes Gleichgewicht zwischen Kritik und Lob im Feedback. Setzen Sie auf die sogenannte Sandwich-Methode und betten Sie Kritik zwischen Positives: Das heißt, man sagt zunächst etwas Positives, äußert dann erst die Kritik und schließt diese wiederum mit etwas Positivem ab.

Sind Mitarbeitergespräche heute noch zeitgemäß?

Das Wichtigste vorweg: Wird ein Mitarbeitergespräch professionell geführt und findet der Austausch sachlich und konstruktiv statt, dann profitieren sowohl der Arbeitnehmer, also auch der Arbeitgeber von dem Vier-Augen-Gespräch. Der direkte Austausch ist also wichtig.

Zu diskutieren bleibt, inwiefern der starre, offizielle Rahmen eines Mitarbeitergesprächs eventuell aufgebrochen werden kann. Ist ein jährlicher Austausch ausreichend in Zeiten, in denen ständig alles in Bewegung ist? In denen sich die Technologie rasant entwickelt, sich Arbeitsweisen und Arbeitsabläufe stetig verändern können? Zeiten, in denen schnelle Entscheidungen vorausgesetzt werden? Statt eines Jahresgesprächs können Unternehmen zum Beispiel Quartalsgespräche einführen. Oder noch besser: In den regelmäßigen Austausch gehen und eine offene Feedbackkultur im Unternehmen entwickeln. Weg vom jährlichen Personalgespräch, hin zur gesunden Feedbackkultur mit direktem Austausch in z. B. Retrospektiven, wie man sie aus agilen Arbeitsstrukturen kennt.

Abschließend ist festzuhalten: Ein offener Austausch unter vier Augen zwischen Mitarbeiter und Führungskraft lohnt sich gerade im Hinblick auf die Personalentwicklung. Wie genau ein Personalgespräch stattfindet, ob mit oder ohne Termin, ob jährlich oder monatlich – das hängt letztlich von verschiedenen Faktoren wie der Unternehmensgröße, der Unternehmenskultur und den Teamstrukturen ab. Ein junges Unternehmen mit kleinen Teams, in denen eine offene Feedbackkultur bereits gelebt wird, kann hier auf andere Mittel und Wege setzen als beispielsweise ein Konzern mit eher klassischen Strukturen.

Mehr zum Thema:

Mitarbeitergespräche: Für mehr Leistung. Motivation, Zusammenarbeit (Online-Artikel in der Wirtschaftswoche):
https://www.wiwo.de/erfolg/man...