Zwischenzeugnis anfordern: So geht's richtig

Definition

Ein Zwischenzeugnis dokumentiert Tätigkeiten und Leistungen während des Arbeitsverhältnisses. Qualifizierte Zeugnisse enthalten detaillierte Beschreibungen und ähneln finalen Arbeitszeugnissen.
Zeitpunkt

Zwischenzeugnisse sind bei internen Veränderungen, langen Abwesenheiten oder nach Projekterfolgen sinnvoll. Es gibt keinen generellen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis. Anfragen danach sollten sachlich und beruflich motiviert formuliert sein.
Strategischer Nutzen

Viel mehr als eine Momentaufnahme: Zwischenzeugnisse helfen bei der Selbstreflexion sowie der Karriere-Planung und dienen als Argumentationshilfe bei Gehaltsverhandlungen oder Bewerbungen.

Was ist ein Zwischenzeugnis?

Ein Zwischenzeugnis ist eine Art aktueller Zwischenstand Ihres Arbeitszeugnisses. Denn: Während ein klassisches Arbeitszeugnis dem Arbeitnehmer in der Regel am Ende eines Beschäftigungsverhältnisses erstellt und ausgehändigt wird, kann ein Zwischenzeugnis jederzeit während des bestehenden Arbeitsverhältnisses angefragt werden.

Unterschieden werden dabei das einfache Zwischenzeugnis und das qualifizierte Zwischenzeugnis. Der Unterschied liegt in den Informationen, die im Zeugnis enthalten sind, und in der Detailtiefe der (Leistungs-) Bewertung. Während das einfache Zeugnis lediglich die einzelnen Arbeitspositionen und Arbeitsaufgaben ohne Bewertung enthält, werden in einem qualifizierten Zwischenzeugnis alle Arbeitspositionen, Tätigkeiten und Verantwortungsbereiche aufgelistet. In einem letzten Absatz wird die Leistung des Arbeitnehmers bewertet. Zudem sind Angaben zum Verhalten im Team und gegenüber den Vorgesetzten sowie die Soft Skills des Arbeitnehmers aufgeführt.

Letzteres ist also deutlich ausführlicher verfasst und ähnelt in der Detailtiefe dem klassischen Arbeitszeugnis. Bitten Sie Ihren Vorgesetzten genau aus diesem Grund explizit um die Erstellung eines qualifizierten Zeugnisses.

Wann sollten Sie das Zeugnis anfordern?

Den Arbeitgeber um ein Zwischenzeugnis zu bitten, das ist oft eine heikle Sache. Schließlich kann diese Bitte den Verdacht erregen, dass man als Arbeitnehmer mit diesem Dokument seine Bewerbungsunterlagen vervollständigen möchte. Und der Verdacht ist nicht ganz unbegründet. Nicht selten wird ein Zwischenzeugnis angefragt, wenn jemand sich extern bewerben möchte, ohne dass der aktuelle Arbeitgeber etwas davon erfährt.

Steckt aber kein Wechselwille dahinter, dann ist diplomatisches Geschick des Arbeitnehmers gefragt. Um gar nicht erst den Eindruck zu erwecken, man plane eine Bewerbung aus dem bestehenden Arbeitsverhältnis heraus, ist Transparenz gefragt. Wichtig ist, dass man als Arbeitnehmer einen triftigen Grund für die Anforderung des Zeugnisses angibt.

Und diese Gründe können vielfältig sein. Unter anderem haben Arbeitsgerichte ein berechtigtes Interesse an einem Zwischenzeugnis aus folgenden Gründen anerkannt:

bevorstehender Wechsel des Vorgesetzten

bevorstehender Übergang des Unternehmens an einen anderen Inhaber

interne Versetzung in eine andere Abteilung oder auf eine neue Position

längerfristige Unterbrechung des Arbeitsverhältnisses z. B. durch Elternzeit oder ein Sabbatical

mehrjähriges Arbeitsverhältnis ohne turnusmäßige Beurteilung

bei drohender Insolvenz des Arbeitgebers

bei angekündigtem Personalabbau

Keinen Grund anzugeben, das ist nicht zu empfehlen. Dann kann Ihre Anfrage bei Ihrem Vorgesetzten eigentlich nur Unruhe auslösen.

Tipp

Fordern Sie regelmäßig, etwa alle zwei Jahre, ein Zwischenzeugnis als Leistungsbeurteilung an. Dann ist Ihre Anfrage nicht verdächtig. Auch der richtige Zeitpunkt ist entscheidend. Bitten Sie Ihren Vorgesetzten um das Dokument, wenn Sie gerade ein wichtiges Projekt erfolgreich abgeschlossen oder eine neue Aufgabe übernommen haben. Zu diesem Zeitpunkt sind die Leistungen noch frisch im Gedächtnis Ihres Arbeitgebers und die Beurteilung wird tendenziell positiver ausfallen.

So fordern Sie ein qualifiziertes Zwischenzeugnis an

Wichtig zu wissen ist bei all dem: Sie haben keinen rechtlichen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis. Dieser Anspruch besteht lediglich in Bezug auf die Ausstellung des Arbeitszeugnisses am Ende eines Beschäftigungsverhältnisses. Es gibt aber gesetzliche Ausnahmen. Zum Beispiel kann sich die Pflicht auf die Ausstellung eines Zwischenzeugnisses aus den Regelungen eines Tarifvertrags oder aus arbeitsvertraglichen Nebenpflichten ergeben.

Aufgrund des fehlenden gesetzlichen Anspruchs scheuen sich viele Arbeitnehmer, ein Zwischenzeugnis zu verlangen. Oft wird zudem befürchtet, es könnte den oben aufgeführten Eindruck erwecken, dass man das Unternehmen verlassen möchte.

Was Sie tun können: Bitten Sie Ihren Vorgesetzten höflich um die Zwischenbeurteilung Ihrer Tätigkeiten und begründen Sie Ihre Anfrage sachlich. Sie können die Bitte zum Beispiel im Mitarbeitergespräch aussprechen. Möchten Sie das Dokument schriftlich anfragen, können Sie diese Formulierung übernehmen:

„Aufgrund meiner kürzlich erweiterten Aufgaben und Verantwortlichkeiten möchte ich Sie bitten, mir ein qualifiziertes Zwischenzeugnis auszustellen, das meine bisherigen Leistungen und Erfolge widerspiegelt."

Formulieren Sie Ihre Anfrage positiv. Verweisen Sie auf Ihre neuen Verantwortlichkeiten im Unternehmen. So zeigen Sie, dass Ihre Bitte um ein Zwischenzeugnis nicht dazu dient, Ihre Bewerbungsunterlagen zusammenzustellen. Gleichzeitig heben Sie mit der so formulierten Anfrage hervor, dass Sie an Ihrer beruflichen Weiterentwicklung interessiert sind. Am Schluss einer schriftlichen Anfrage können Sie zusätzlich den Wunsch auf eine weitere erfolgreiche Zusammenarbeit ausdrücken.

Wichtige Inhalte und Formulierungen im Zwischenzeugnis

Formale Anforderungen an Zwischenzeugnis
Hinsichtlich der formalen Anforderungen gilt zuallererst: Ihr Zwischenzeugnis muss individuell formuliert sein. Das heißt, es darf sich nicht um eine 1:1 übernommene Vorlage handeln, die sich nicht oder kaum auf Ihre genauen Tätigkeiten bezieht. Ist das der Fall, dann können Sie ein neues verlangen.

Zudem muss das Dokument schriftlich ausgestellt werden. Es muss den Titel "Zwischenzeugnis" und den Briefkopf des Unternehmens enthalten, fehlerfrei in der Zeitform Präsens formuliert sein, und es muss sauber auf Firmenpapier ausgedruckt vorliegen. Die Zusendung einer PDF-Datei per E-Mail ist nicht zulässig. Auch die Unterschrift des Vorgesetzten bzw. des Personalverantwortlichen darf nicht fehlen.

Inhaltliche Anforderungen an Zwischenzeugnis
Neben den formalen Anforderungen muss das Dokument auch inhaltlich bestimmte Elemente enthalten. Hier gilt: Ein qualifiziertes Zwischenzeugnis sollte alle wesentlichen Inhalte eines regulären Arbeitszeugnisses abdecken. Dazu zählen:

persönliche Daten des Arbeitnehmers
Beschäftigungsart, Positionsbezeichnung
Dauer der Betriebszugehörigkeit
Beschreibung der Aufgaben
Leistungsbewertung
Bewertung der Social Skills
Schlussformel, Ort, Datum und Unterschrift

Beschreibungen der Aufgaben
Für den Mitarbeiter und auch für einen potenziellen neuen Arbeitgeber umfasst dieser Abschnitt wichtige Informationen zur bestehenden Position. Er enthält eine detaillierte Auflistung Ihrer Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Unternehmen.

Bewertung Ihrer Leistungen
Oft sind es nur zwei, drei Sätze, die als Bewertung Ihrer Leistung in das Dokument einfließen. Sie stellen eine objektive Beurteilung Ihrer fachlichen und persönlichen Leistungen dar. Die Information steht hier im Grunde genommen zwischen den Zeilen: Achten Sie auf positive Formulierungen wie "stets zur vollsten Zufriedenheit" oder "überaus gut", die auf eine sehr gute Bewertung hinweisen.

Verhalten gegenüber Kollegen und Vorgesetzten
Auch hier gilt: Je positiver die Formulierungen, desto besser.

Tipp

Wie beim Arbeitszeugnis liegen die Beurteilungen Ihres Arbeitgebers im Detail verborgen. Achten Sie auf die feinen Nuancen in der Formulierung Ihres Zwischenzeugnisses. Worte wie „stets“, „zur vollsten Zufriedenheit“ und „hervorragend“ sind Indikatoren für eine exzellente Beurteilung Ihrer Leistung. Formulierungen wie "stets bemüht" und "zum Großteil" hingegen sind Hinweise, dass man Ihre Leistung als schlecht beurteilt. Wenn Sie unsicher sind, lassen Sie Ihr Zeugnis von einem Experten prüfen. So können Sie sicherstellen, dass die genauen Formulierungen zu Ihren Gunsten ausfallen. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn Sie das Dokument einer Bewerbung beifügen möchten.

Wie Sie Ihr Zwischenzeugnis strategisch nutzen

Regelmäßig ein qualifiziertes Zwischenzeugnis zu beantragen, lohnt sich. Es ist nicht nur hilfreich für Ihre nächste Bewerbung. Sie können es zudem nutzen, um Ihre Leistungen und Erfolge zu dokumentieren, insbesondere wenn Sie über eine interne Versetzung nachdenken oder grundsätzlich Ihre Position im Unternehmen stärken möchten.

Es ist aber vor allem auch eine hilfreiche Dokumentation. Sehen Sie Ihr Zwischenzeugnis als eine Art „Bericht“ über Ihren bisherigen Weg und Ihre Leistung im Unternehmen an. Sie können es nutzen, um sich selbst zu reflektieren und herauszufinden, wo Ihre Stärken liegen und in welchen Bereichen Sie sich noch verbessern können. Nutzen Sie den Zwischenstand als Motivation für Ihre berufliche Weiterentwicklung. Und nicht zu vergessen: Die schriftliche Leistungsbeurteilung kann auch als Argumentationsgrundlage für anstehende oder spätere Gehaltsverhandlungen eingesetzt werden.

Fazit

Rechtlich besteht kein Anspruch auf das Zeugnis während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses. Stehen aber Veränderungen im Unternehmen, in der Abteilung oder bei Ihrer Karriere an, dann ist es sinnvoll, den Status Quo mit dem Zeugnis dokumentieren zu lassen. Setzen Sie aber auf Fingerspitzengefühl, wenn Sie Ihren Arbeitgeber um die Erstellung eines Zwischenzeugnisses bitten. Ein qualifiziertes Zwischenzeugnis ist weitaus mehr als nur ein Beleg für Ihre bisherige Arbeit. Es gibt zugleich Orientierung. Sie können es als strategisches Instrument nutzen, um Ihre Leistungen zu dokumentieren, sich zu motivieren und sich in Ihrer beruflichen Karriere entsprechend weiterzuentwickeln.

Hinweis: In diesem Text wird die männliche Form für personenbezogene Hauptwörter benutzt (z.B. „der Mitarbeiter“, „der Arbeitgeber“). Dies dient allein dem Lesefluss, es sind alle Geschlechter gemeint.

Was Sie über das Zwischenzeugnis wissen müssen

Management Summary

Definition

Zeitpunkt

Strategischer Nutzen